摘要:本文对改制企业档案资源整合的前提——建立改制企业档案资源管理中心的可行性,改制企业档案资源在整合过程中的归属、流向及整合方法进行了简要的分析和研究。
关键词:改制企业 档案资源 整合
1 引言
苏州市工业投资发展有限公司下属原有国有、集体企业370家,其中破产、关闭企业252家,虽然资产处置完毕,但企业档案却处于“无政府”状态。苏州市工业投资发展有限公司在市档案局和市国资委的支持下,于2004年2月成立了工投档案管理中心。苏州市工业投资发展有限公司及时注入巨额资金,根据档案馆建筑要求进行改造。安装了密集架、防火报警设备等,分三期进行改造,目前已完成一、二期的改造任务。档案硬件设施基本到位。同时苏州市工业投资发展有限公司及时为中心配备领导班子,选派了10多位在各企业中担任厂级领导的同志充实到中心,并聘用了近百位原各企业的档案人员对企业档案进行整理。目前中心的各项工作正在有序开展,档案管理中心建立和运作所需的人、财、物等各项条件基本到位。
2 改制企业档案资源整合的前提是建立管理中心
笔者认为工投档案管理中心是反映和展示本地区民族工业发展历史和文化的企业档案馆,它的建立是有理论和实践依据的。
2.1 从国外企业档案管理模式来看。早在20世纪初的欧洲。1900年德国路易港的商业团体首先提出建立专门经济档案馆的想法,1906年科隆的许多人支持这种看法。于是,在莱茵河沿岸的9个商业团体和威斯特伐利亚邦的9个商业团体的支援下,莱茵一威斯特伐利亚经济档案馆组建成立了。送交该档案馆保存的都是历史档案,代为保管。原主保留所有权,可以随时取走。除上述商业团体外,科隆铁路公司、埃森铁路公司等企业的档案,也交该档案馆保管。这种档案馆是资本主义联合企业的档案机构,是资本主义发展到垄断阶段的必然产物。其原因一是垄断企业管理上的需要。为了对下属企业进行有效管理,需要把加入垄断企业的各厂的档案集中起来,实行统一管理。便于查找利用。二是垄断企业为了生存和发展研究经济信息的需要。三是垄断企业建立企业文化,树立企业形象、对外宣传、拓展市场、扩大社会影响的需要。
2.2 从国有企业档案管理模式来看。一是从当前企业档案管理机构的设置来看,主要有以下三种:企业档案室、企业档案馆、企业信息管理中心。中小企业大都设置档案室,集中本企业的档案。属于企业内部机构。特大型国有控股企业,或垄断性的国有企业都建有企业档案馆,集中管理企业本部及下属单位的档案,属于部门档案馆,并不是一个独立的机构。建立企业信息中心是符合企业发展的需要的,企业档案——图书资料——情报信息实行一体化管理是现代企业档案管理的一种新型模式,是市场经济下企业发展的必然趋势。二是从现行档案管理行政部门有关规定来看:一是国家档案局颁布的《全国档案馆设置原则和布局方案》已将大型企业和部分建立时间较长的中型企业建立的档案馆纳入国家档案馆网规划之中:二是国家档案局颁布的《企业档案馆申报登记办法》进一步规范了企业档案馆的设置原则、要求、办法等。
2.3 从当前档案界一部分学者的观点看。2005年第5期《档案学通讯》上发表了《中国档案》杂志副总编傅华的博士论文摘要《国家档案资源建设研究》一文,他对我国企业档案的归宿,特别是随着改革的不断深化,提出了解决国有企业档案的三种归宿方案。第一种方案:企业档案由本企业永久管理;第二种方案,由国家综合档案馆对企业档案进行接收;第三种方案,建立一个专门保管一个地区的企业档案的档案馆。他对三种方案进行了颇为深入的分析,比较了利弊,他认为第三种方案是比较理想的,但有一定的难度。笔者非常赞同傅华同志对改革过程中企业档案归宿的分析和结论。苏州市工业投资发展有限公司成立档案管理中心集中管理全市市属改制企业档案,成立的思路、做法与傅华同志提出的观点是不谋而合的,也从实践上证明傅华同志的观点是正确的。
2.4 从局外人来看。从他们的角度来看,档案管理中心成立的落脚点还在“经营”上面,为什么?档案中心不属于地方档案行政管理部门直接管理,只接受其业务指导,同时政府财政上并没有拿出钱来,把中心像国家档案馆一样养起来。目前投入的人、财、物,都是从苏州市工业投资发展有限公司资产运作的赢利中投入进去的。苏州市工业投资发展有限公司是国有资产委托管理公司。它的运作是以国有资产保值增值为目的的,所以说对档案中心的大量投入,势必要求今后要有回报的,所以档案中心提出了“集约化管理,市场化运作”的管理理念,来“经营”档案管理中心。
