2002年4月,中国北车集团西安车辆厂OA办公自动化系统(以下简称OA网络)建成开始正式运行,这为党务工作实现科学管理、规范运作、精简高效的办公自动化提供了一个崭新的信息平台。一年来,我们积极探索,大胆实践,充分运用OA网络平台,以工作手段的信息化促进党务工作的现代化,有效地提高了党务工作的效率。
一、OA网络在党务工作中得到广泛运用
经过一年多的实践探索,我们认为,就目前运用阶段而言,OA网络对于提高党务工作效率发挥着积极作用。
一是高质量快速度处理党委公文。目前,工厂党委下行文、党委上行文和党委办公室文件均通过主界面的“发文管理”,从起草直至归档全过程实现网络自动化处理;中国北车集团公司党委的公文、简报、业务通知等和中共西安市委企业工委的简报分别通过北车集团公司OA网络和因特网传递至工厂党委办公室,北车集团公司党委的简报、业务通知等和中共西安市委企业工委简报通过主界面的“收文管理”,从收文登记直至归档也全过程实现网络自动化处理,节省了大量工作时间。
二是及时传递各类电子邮件。通过“办公邮件”可以实现各类办公电子邮件的及时传递,其中包括政工信息的收集、反馈、上报以及党务工作其他文字、图表等的传递处理。2002年年底,我们通过“办公邮件”方式,征求党委各部门对工厂党委年度工作计划的意见和建议,处理速度快;通过这种方式,我们还发送精神文明建设考核自查反馈表,组织部每季度进行“党员先锋岗”、“红旗责任区”评比,等等。
三是下发党群工作简报。主界面“公共信息”栏设置了党委简报、工会信息、共青团(团的情况)、纪检与宣传等项目,党群各部室的授权信息发布人员可以直接点击相关项目,按照规定选择收阅人员范围,实现工作简报的规范化下发。
四是党群各部门组织开展相关业务工作。党群各部门可以通过主界面的“通知通告”,发布管理通告和部门通知通告,其中包括各类会议通知、事务通知、部门工作计划和要求等。
五是方便快捷地查阅下载信息资料。OA网络实现了信息的高度共享与管理,操作人员在授权范围内可以查阅各种信息资料。从“归档公文”栏查阅部门通知通告、管理通告、党委和行政月度重点工作以及工厂党政工团公文,部分人员经授权可以查阅上级党委下发的相关文件资料;同时,还可以查阅领导重要讲话、生产动态、质量信息、教育信息、工厂厂报、电视新闻节目等。
二、OA网络比较明显地提高了党务工作效率
一是公文处理流程规范顺畅。OA网络初建时期,工厂党委办公室就根据《党委公文处理办法》要求,配合规划处电算中心对文件起草、收文登记等公文收发、立卷归档等一系列流程进行了标准化设置,所有党委公文必须经过党委办公室审核,公文处理流程趋于规范化和最优化,有关发文部门严格遵守行文关系,最大限度消除了公文处理流程容易紊乱、不够顺畅等情况,杜绝了某些基层单位直接将请示或报告送党委领导审签等不规则行文现象,把住了发文关和程序关,提高了公文处理质量。
二是公文处理权责清晰明确。运用OA网络收、发党委公文时,起草人必须在“登记信息”页面逐项键入登记信息,以后每个环节责任人的办理意见和文稿修改痕迹都可以在“审批意见”和文档页面上清楚地记录下来,通过点击相关按键逐一查看,这就使公文处理流程中责任人的权责更加清晰,校对差错一目了然,责任追求相对明确,退文更正办理迅速及时,保证党委公文准确无误。
三是公文处理格式统一标准。党委公文有其特定的规范格式,由相对固定的部分构成。我们和工厂规划处电算中心一起,就各类党委公文的版头、发文字号、标题、印制版记和页面排版等格式制作了统一、标准的模块,公文起草时可以准确选择和使用文件形式、文种,只需引入正文,就可以以标准的公文格式发送至下一办理人,在最后稍作修改即可生成正文迅速下发。
四是公文处理保证安全保密。OA网络属于企业内部局域网,用户进入网络后,均需输入用户名和个人系统密码,输入正确后才可进入系统主界面;同时,公文处理通过网络系统操作,发文和收文基本保证了不遗失、不横传、不失密、不损坏、存放安全,文件按照阅文范围放置,无关人员难以接触,实现了文书档案管理自动化,达到了党委公文处理全过程的安全保密要求。
五是公文处理速度快捷及时。通过OA网络操作,党委公文从起草、排版、会签、签发、分发、归档等全部实现网络自动化,文件发送办理和分发归档等繁琐工作简化为“一键”解决,即时办理;操作人员按照工厂《OA信息员与网络保密管理制度》规定,每天上、下午至少登陆一次OA网络,在个人主界面“待阅文件”和“代办文件”栏处理公文,保证了党委公文及时办理;相关人员(部门)通过点击主页面“文件催办”键和电话告知等方式实现文件催办,保证了党委公文不积压、不拖拉、不误事、不误时。
